優質會議的五大原則

若要做好「會議的時間管理」，以下五點是不可或缺的重點。
(1) 會議主題明確
(2) 準時開始、準時結束
(3) 決定事項必須訂出完成期限
(4) 只討論事先訂出的開會議題
(5) 在會議開始之前，全員先仔細思考以下我將逐一解說，希望有助於提升開會的效率：

(1) 會議主題明確沒有明確的開會議題的話，只會一直拉長開會的時間，不妥。開會前一定要先訂出開會主題。另外，主題要盡量詳細清楚。「討論業績」這樣語意不清。「討論五月份關西地區的A產品業績低落的問題」這樣會議的目的就很清楚了。

(2) 準時開始、準時結束最浪費時間的就是，你在開會前停下手邊的工作而趕到會議室，結果會議卻一直不開始。這是非常單純的時間浪費，也難以做好時間管理。會議結束也是一樣。正常的會議不應該容許任何的妥協，就算還有幾個人沒到，也要準時開始。總之，就是要讓準時開會成為公司的慣例。

(3) 決定事項必須訂出完成期限比起時間管理本身，可以說訂出完成期限更是不浪費會議時間的最後一道防線。我們經常稱呼會議是「拍手會議」。「會議就到此為止，其他的就麻煩各位了。」然後馬上結束會議。執行事項暫且決定了，但是都沒有付諸實行。請問在會議上花那麼多時間到底是所為何來呀？因此，一定要謹守這個規則。執行事項是什麼？由誰來做？期限為何等。一定要確實訂出「完成期限」才行。設定決定事項的完成期限之後，這場會議才算是有所收穫。這樣，開會所花掉的時間才會帶來後面的成果。

(4) 讓全員寫下意見並發表以上述「討論五月份關西地區的A產品業績低落的問題」為例。．原因為何？．解決對策為何？首先，請出席會議的全體人員針對以上兩點寫下自己的意見。這麼一來就可以避免會議中突然冒出偏離主題的意見。另外，透過全體發表的方式，這場會議就成為一場全員共同參與的會議。而且，讓大家慢慢思考的話，也容易想出好意見。

(5) 只討論事先訂出的開會議題若是發揮創意的會議主題，討論範圍當然是最好能夠逐漸擴大。這時如果堅持「侷限主題」的話，就會扼殺許多難得的創意想法。不過，實際上許多會議一旦「離題」，不僅無法準時結束，也無法訂出結論，到最後很容易變成一場沒有結果的會議。因此，一定要經常提醒大家開會時盡量不要離題。基本上，一場會議最好只討論一個主題。當然也視時間的長短而定。不過，最好不要超過三個主題。據說我們集中注意力的極限是四十五分鐘左右。因此，會議的時間太長不見得有好處。相反地，如果會議的時間短，就可以減少會議主題的數量。