交易員的靈魂

最近拜讀了
交易員的靈魂：您的投資出口在哪裡?

優質會議的五大原則

若要做好「會議的時間管理」，以下五點是不可或缺的重點。
(1) 會議主題明確
(2) 準時開始、準時結束
(3) 決定事項必須訂出完成期限
(4) 只討論事先訂出的開會議題
(5) 在會議開始之前，全員先仔細思考以下我將逐一解說，希望有助於提升開會的效率：

(1) 會議主題明確沒有明確的開會議題的話，只會一直拉長開會的時間，不妥。開會前一定要先訂出開會主題。另外，主題要盡量詳細清楚。「討論業績」這樣語意不清。「討論五月份關西地區的A產品業績低落的問題」這樣會議的目的就很清楚了。

(2) 準時開始、準時結束最浪費時間的就是，你在開會前停下手邊的工作而趕到會議室，結果會議卻一直不開始。這是非常單純的時間浪費，也難以做好時間管理。會議結束也是一樣。正常的會議不應該容許任何的妥協，就算還有幾個人沒到，也要準時開始。總之，就是要讓準時開會成為公司的慣例。

(3) 決定事項必須訂出完成期限比起時間管理本身，可以說訂出完成期限更是不浪費會議時間的最後一道防線。我們經常稱呼會議是「拍手會議」。「會議就到此為止，其他的就麻煩各位了。」然後馬上結束會議。執行事項暫且決定了，但是都沒有付諸實行。請問在會議上花那麼多時間到底是所為何來呀？因此，一定要謹守這個規則。執行事項是什麼？由誰來做？期限為何等。一定要確實訂出「完成期限」才行。設定決定事項的完成期限之後，這場會議才算是有所收穫。這樣，開會所花掉的時間才會帶來後面的成果。

(4) 讓全員寫下意見並發表以上述「討論五月份關西地區的A產品業績低落的問題」為例。．原因為何？．解決對策為何？首先，請出席會議的全體人員針對以上兩點寫下自己的意見。這麼一來就可以避免會議中突然冒出偏離主題的意見。另外，透過全體發表的方式，這場會議就成為一場全員共同參與的會議。而且，讓大家慢慢思考的話，也容易想出好意見。

(5) 只討論事先訂出的開會議題若是發揮創意的會議主題，討論範圍當然是最好能夠逐漸擴大。這時如果堅持「侷限主題」的話，就會扼殺許多難得的創意想法。不過，實際上許多會議一旦「離題」，不僅無法準時結束，也無法訂出結論，到最後很容易變成一場沒有結果的會議。因此，一定要經常提醒大家開會時盡量不要離題。基本上，一場會議最好只討論一個主題。當然也視時間的長短而定。不過，最好不要超過三個主題。據說我們集中注意力的極限是四十五分鐘左右。因此，會議的時間太長不見得有好處。相反地，如果會議的時間短，就可以減少會議主題的數量。

立志成為時間管理者

以前我曾經與總公司設在丹麥哥本哈根的「Time Manager International（TMI）」公司合作，在日本開設時間管理課程。TMI公司是歐洲最大的管理顧問公司。
該公司從上班族時間管理的角度，將人對於時間的態度分為三類：

１、浪費時間者（Time Waster）這類型的人總是浪費時間講電話或與人閒聊。也可能一直花時間熱衷於玩電動玩具或飆網等。在家裡多半是發呆或看電視。假日就在家裡無所事事地閒晃，至於在公司就盡量搶些輕鬆簡單的工作做。

２、爭奪時間者（Time Struggler）感覺總是非常忙碌地工作著，但是工作效率不高。週六經常要加班，每天晚上加班也是家常便飯。比起重大的工作，比較喜歡專注在自己喜歡做的工作上。難以拒絕朋友的邀約，對於上司的命令與要求也無法說NO，所以總是承攬許多工作。

３、管理時間者（Time Manager）這類的人總是計畫性地使用時間。綿密地進行事前的準備與計畫。當然，他們總是清楚地決定工作的優先順序，而且也會集中注意力地面對工作。重視人際關係，經常進修，有多項的嗜好與興趣。具有開朗的個性。環顧你周遭的人，應該都找得到上述三種類型的人。第一種類型也是「無力型」。時間一分一秒過去也毫無察覺。等到發現時已經太遲了。被公司裁員時才發現自己的做法不對，但這時也已經來不及補救了。第二種是「窮忙型」。雖然總是忙碌著，但是生產效率卻不高。對於無關緊要的會議也會熱心參與。總是拚命做些沒有意義的工作。口頭禪是我好忙、我好忙。事實上卻只是一直空轉。雖然努力付出卻沒有成功的機會，而且升遷或加薪也總輪不到他。當事人自己也搞不清怎麼回事。第三種類型的人正是本書中的理想類型，也是「成功型」的人。如同時間管理者的名稱所示，這種人擅長於管理時間與行動，過著充實的人生。從結果來看，這種人不僅在工作上，在個人生活領域也很成功。成為悠閒的「成功者」爭奪時間者只是一直忙碌著，既看不到實際的工作績效，也沒有多餘的閒暇時間。管理時間者雖然忙於工作，但總是有空閒的時間。事實上，如果照著本書所介紹的幾個方法實際執行的話，總有一天你應該能夠成為擁有「悠閒時間」的成功者。例如，一直以來都是從眼睛所看到的工作開始順手做起，沒有先後秩序可言的人，只要記得先安排好優先順序做事，每天就會多出二、三十分鐘「從未有過」的可使用時間。或者，在零碎時間裡集中精神完成該做的事，這樣也能夠產生「空閒」時間。多出來的這些時間就足以讓你準時下班回家陪家人了。由於我擔任研習課程的講師，所以五分鐘、十分鐘的休息時間就是可以做點瑣事的「零碎時間」。如果自己願意的話，也可以利用這僅有的時間做一些瑣碎的工作。我每天光是在課間的休息時間就可以打十通以上的電話，完成一件工作。為此，我的記事本裡總是條列著「應該打電話的名單與通知事項」。當然，因為「零碎時間」的時間限制，所以能做的事情也很有限。但是如果等到課程結束回到公司後才做這些瑣事的話，不僅沒有辦法做其他的事，也會影響其他工作的進行。而且有很多電話只能利用白天的上班時間進行連絡。就像這樣，白天把握時間處理工作就會產生多餘的時間。這樣就可以在空閒時間進行其他有趣的事。時間管理者的人生目的，不是盲目地當一個工作狂。在有限的時間裡達到最高的工作效率，剩餘的時間可以用來衝浪、玩鄉村音樂或是練習坐禪等享受私人的生活。各位，如果現在你有完全自由的一個小時，你會做什麼呢？沒什麼想做的，這種人最麻煩。如果有一個小時的話，一定要保持在有一、二件事可做的狀態。

我的blog 開張了

開張了
大家可以來看看