立志成為時間管理者

以前我曾經與總公司設在丹麥哥本哈根的「Time Manager International（TMI）」公司合作，在日本開設時間管理課程。TMI公司是歐洲最大的管理顧問公司。
該公司從上班族時間管理的角度，將人對於時間的態度分為三類：

１、浪費時間者（Time Waster）這類型的人總是浪費時間講電話或與人閒聊。也可能一直花時間熱衷於玩電動玩具或飆網等。在家裡多半是發呆或看電視。假日就在家裡無所事事地閒晃，至於在公司就盡量搶些輕鬆簡單的工作做。

２、爭奪時間者（Time Struggler）感覺總是非常忙碌地工作著，但是工作效率不高。週六經常要加班，每天晚上加班也是家常便飯。比起重大的工作，比較喜歡專注在自己喜歡做的工作上。難以拒絕朋友的邀約，對於上司的命令與要求也無法說NO，所以總是承攬許多工作。

３、管理時間者（Time Manager）這類的人總是計畫性地使用時間。綿密地進行事前的準備與計畫。當然，他們總是清楚地決定工作的優先順序，而且也會集中注意力地面對工作。重視人際關係，經常進修，有多項的嗜好與興趣。具有開朗的個性。環顧你周遭的人，應該都找得到上述三種類型的人。第一種類型也是「無力型」。時間一分一秒過去也毫無察覺。等到發現時已經太遲了。被公司裁員時才發現自己的做法不對，但這時也已經來不及補救了。第二種是「窮忙型」。雖然總是忙碌著，但是生產效率卻不高。對於無關緊要的會議也會熱心參與。總是拚命做些沒有意義的工作。口頭禪是我好忙、我好忙。事實上卻只是一直空轉。雖然努力付出卻沒有成功的機會，而且升遷或加薪也總輪不到他。當事人自己也搞不清怎麼回事。第三種類型的人正是本書中的理想類型，也是「成功型」的人。如同時間管理者的名稱所示，這種人擅長於管理時間與行動，過著充實的人生。從結果來看，這種人不僅在工作上，在個人生活領域也很成功。成為悠閒的「成功者」爭奪時間者只是一直忙碌著，既看不到實際的工作績效，也沒有多餘的閒暇時間。管理時間者雖然忙於工作，但總是有空閒的時間。事實上，如果照著本書所介紹的幾個方法實際執行的話，總有一天你應該能夠成為擁有「悠閒時間」的成功者。例如，一直以來都是從眼睛所看到的工作開始順手做起，沒有先後秩序可言的人，只要記得先安排好優先順序做事，每天就會多出二、三十分鐘「從未有過」的可使用時間。或者，在零碎時間裡集中精神完成該做的事，這樣也能夠產生「空閒」時間。多出來的這些時間就足以讓你準時下班回家陪家人了。由於我擔任研習課程的講師，所以五分鐘、十分鐘的休息時間就是可以做點瑣事的「零碎時間」。如果自己願意的話，也可以利用這僅有的時間做一些瑣碎的工作。我每天光是在課間的休息時間就可以打十通以上的電話，完成一件工作。為此，我的記事本裡總是條列著「應該打電話的名單與通知事項」。當然，因為「零碎時間」的時間限制，所以能做的事情也很有限。但是如果等到課程結束回到公司後才做這些瑣事的話，不僅沒有辦法做其他的事，也會影響其他工作的進行。而且有很多電話只能利用白天的上班時間進行連絡。就像這樣，白天把握時間處理工作就會產生多餘的時間。這樣就可以在空閒時間進行其他有趣的事。時間管理者的人生目的，不是盲目地當一個工作狂。在有限的時間裡達到最高的工作效率，剩餘的時間可以用來衝浪、玩鄉村音樂或是練習坐禪等享受私人的生活。各位，如果現在你有完全自由的一個小時，你會做什麼呢？沒什麼想做的，這種人最麻煩。如果有一個小時的話，一定要保持在有一、二件事可做的狀態。